Как подойти к проект-менеджменту так, чтобы и качество не уронить, и бюджет снизить? Разбор ситуаций из жизни бюро переводов

2006 год

Дедуля — «божий одуванчик» перелистнул очередную, кажется, десятую страницу моего перевода, закрыл папку, откинулся на спинку, ткнул в меня своим взглядом сквозь толстые очки и замер. «Неужели я с переводом облажался?» — затосковал я, пялясь на 200-страничный шедевр, над которым я честно пыхтел последние 3 недели. 

 

Это были 3 недели жужжания над ухом: «Женя, это архиважный проект, бизнес-план по разработке кварцевого месторождения, придет канадец, серьёзный инвестор, перевод должен быть тип-топ». И вот эта «акула бизнеса» передо мной. Нда, не так я её себе представлял.

 

«Прошу прощения, — прервал возникшую в кабинете паузу “божий одуванчик” — Зачем вы так много перевели? вы ещё кому-то хотите показать этот документ?»

Я покосился на заказчика, и тот заёрзал: «Мы перевели всё, чтобы вы смогли полностью оценить перспективность проекта».

Дедуля покачал головой: «Тогда не стоило так мучать переводчика. Мне хватило бы первых 5 страниц, там, где про деньги и ROI. Про технологию обработки кварца мне не надо, я там ничего не понимаю».

 

2016 год

— … мы посмотрели Ваши документы, там получилось 120 учетных страниц. Наша работа будет стоить 115 ракушек.

— Ого, я думал уложусь в 10-15 ракушек.

— Ну, такую скидку мы вряд ли сможем дать. Скажите, а для каких задач нужен перевод?

— Да, у меня дочь в европейский гуманитарный вуз поступает. Вот, хотелось бы понять, что это за вуз, хороший ли, какой факультет больше подойдет.

— Извините, не понял. Вы действительно собрались читать все 120 страниц сухой информации?

— Ну, в любом случае, нужно понять, что там есть и с чем это едят.

— Я, кажется, понимаю о чём вы. Смотрите, давайте подумаем над таким вектором решения. Мы разобьем нашу работу на этапы — сначала переведем заголовки, дадим к каждому пункту описание на пару предложений. У вас появится понимание о том, чем занимается каждый факультет. А дальше вы уже, по переводу заголовков определитесь с главам, которые нужно будет полноценно перевести.

— А так тоже можно?   

— Не вижу препятствий. Во всяком случае, я мог бы подготовить такие выдержки из документа на перевод, а дальше уже дело техники. Либо могу потратить какое-то время, чтобы четко обозначить инструкции для переводчика, и переводчик справится. Учитывая, что вас в конечном итоге скорее всего заинтересует 2-3 факультета, а описание каждого из них, как я вижу из брошюры, 1-2 странички, вы вполне можете вписаться в бюджет.
Или вот такой вариант, только что подумал о нём. Вы можете прогнать свой буклет через гуглопереводчик. По полученному наброску текста вы сможете определиться со списком глав, которым нужен человеческий перевод.

— Я с гуглопереводчиком не очень дружу, тем более я вам прислал PDF. Вы можете это сделать?  

— Можем, но, учитывая, что мы затратим какое-то время, это будет небесплатно. Тарифицировать будем из расчёта 1 ракушка в час. За час, думаю, уложимся.  

— Вот с гуглопереводчиком мне идея нравится. Давайте начинать.

Через 3 часа заказ был у клиента. 

Через 2 дня нам заказали перевод 4 разделов.

Итоги:

— клиент уложился в бюджет (работа обошлась в 9 ракушек: 1 час работы ПМа + 8 страниц текста),
— бюро извлекло прибыль (хотя, были все предпосылки отказаться от проекта).

—————

Рекомендации по итогам:

  1. Не бойтесь задавать клиенту вопросы: чем больше правильных вопросов зададите, тем больше вводных данных получите и тем органичнее вы впишетесь в процессы клиента. Если выяснится, что ваши услуги клиенту на самом деле не нужны, не бойтесь ему сказать об этом и объяснить почему — после таких ситуаций клиент, возможно, станет вашим евангелистом и приведет еще клиентов, которым действительно будут нужны ваши услуги. Не жадничайте.
  2. Выясняйте потребности клиента, а не требования к проекту. Это позволит вам избежать ненужных поручений, и быстрее прийти к реальной цели (нередко клиенту важнее получить проект, пусть с ошибками, но утром, чем вылизанный, но вечером, потому, что утром у него деловая встреча, а вечером уже самолет).
  3. Помните правило Эйнштейна (хотя, не уверен, что он автор): «Если мне нужно решить проблему за час, 40 минут я потрачу на её изучение, 20 — на поиск решения». 
  4. Если почувствуете, что клиента настораживают, а то и напрягают Ваши вопросы — прервите допрос и разъясните, какое значение для проекта имеют несколько последних вопросов. Это снимет напряжение, придаст вам убедительности в глазах клиента, и вы сможете продолжить сбор данных. 
  5. Всегда выбирайте вариант «win-win или не связываться»: т.е. либо вы берете проект так, чтобы выигрывал и клиент (он вписывается в запланированный бюджет и сроки), и ваша команда (получаете прибыль, не демпингуя и не выкручивая тарифами руки исполнителям); либо не берете вообще.
    Мысль, вроде бы очевидная, но в переговорах часто забываемая (подробнее читайте о ней в книге С. Кови «7 навыков высокоэффективных людей»)

 

Устраивайте охоту за проблемами своих клиентов.
Ищите нестандартные решения.
Успехов вам в этом нелегком, но по-настоящему полезном деле.

 

С уважением,
Евгений Бартов,

руководитель ГК «Альянс ПРО»,
переводчик, копирайтер, маркетолог.